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文件夾分級管理-ag真人国际官网

發布時間: 2024-01-17 21:12:23

『壹』 電腦文件分類整理方法

1、按類別。對於不同模塊的資料,建立不同的文件夾,存放相應的資料。這個是最為普遍的做法,我想說的在命名上的小技巧:【加序號】!根據重要程度、使用頻率等情況,將常用的文件夾靠前一些,而且對比下面2圖,加上序號的看起來會很有條理性。

2、按時間。比如年份、月度、周次等,適用於一些常規、按固定時間發生的工作資料整理,如考勤、周報等等。

3、按名稱 時間。加上時間的好處是便於區分,另外以後找資料看起來一目瞭然。如下圖,如果我命名為「新員工培訓1、新員工培訓2……」,日後需要找5月18日的資料,想想就知道多不方便了。

4、按發展邏輯順序。如下圖,舉辦一次培訓活動,總體而言有3個階段:培訓前、中、後三個階段的准備工作,我們以此邏輯順序為根據整理資料也是很清楚的。

5、按姓名 文件名稱( 時間)。有的資料是按個人來區分的,這里我的建議是將人名提前!!有的人習慣是「文件名稱 姓名」,這樣做是不提倡的。因為我們肯定是將一個類型的文件放在一起,區別僅僅在於人,將人名放前面更方便區分,另外,如果文件名稱過長呢,不能完全顯示,人名在後區分就更加不便。根據需要,還可以加上時間。

6、按文件名稱 編號。有些文檔存在多次修改校對的情況,在後面加上編號以示區分,如下圖名稱 「_v2」這種方式比簡單加個數字看起來是不是高級、專業不少?

『貳』 如何有效分類管理文件公司文件

一、按照部門名稱分類
按照部門名稱分類是較為常見的一種分類形式,它是根據組織架構的部門名稱來分類新建企業文件一級文件夾,並將以部門名稱命名的企業文件夾一級文件夾授權給部門成員。因部門名稱一級目錄與部門成員自然相關,因此更便於企業管理員來管控文件授權,也更方便部門成員間即時共享和管理部門相關文件。
二、按照文件類別分類
文件類別通常是根據文件的內容來分門別類歸檔文件,常見的文件類別包括:規章制度(生產管理制度、質量管理制度、行政制度、決定決議、管理條例等)、技術標准(質量標准、工藝規程、操作規程等)、工作標准(部門及人員崗位職責、工作流程、標准作業流程等)、憑證記錄(生產管理記錄、質量管理記錄、銷售記錄、檢驗檢查記錄等)、方案文檔(產品方案、技術方案、各類驗證方案、各種項目方案)、合同文本(合作合同、銷售合同、協議書等)、人員日常辦公文件(工作計劃、工作總結、報告、統計報表、工作簡報等)、公司資料(公司重要活動的照片、視頻資料等)。
三、按照業務、產品或服務分類
燕麥雲的用戶來自於各行各業,不同的行業的業務和產品存在千差萬別,需要企業管理員從實際出發,根據本企業的實際業務、產品或服務內容來合理分類一級目錄。舉個例子,a公司是從事小學及初中課外輔導的教育培訓機構,旗下業務有數學、英語、語文的課外輔導,其一級目錄文件夾可以按照業務及課程歸類來分類,如新建以下名稱的企業文件一級文件夾目錄:小學語文、小學數學、小學英文、初中語文、初中數學、初中英語。
四、綜合型分類
孫子曰「兵無常勢,水無常形」,關於文件的分類方式也並不是一成不變,一種分類執行到底的。以上三種分類方式示例了常見的企業文件歸類思維,在實際運用中很多企業往往會根據實際業務需要綜合運用以上分類,多種分類形式並存。

『叄』 如何將電腦中的文件進行分類管理,如何分類

我們希望:通過資料整理,將「資料文件」變成我們的重要「資產」,而不是成為一種管理「負擔」。

因此,在我們眼中,理想的「文件管理」方式是這樣的:

以上是我的回答,希望可以幫到大家,謝謝。

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